従業員との1対1のミーティングを指す1on1は、今や多くの企業で取り入れられるようになりました。
しかし、ただやればいいというものではありません。1on1を効果的に実施するためには、正しいコツをおさえる必要があるのです。
この記事では、すぐに実践できる1on1の効果を最大化するコツを5つご紹介します。
1on1の目的を明確にする
1on1、つまり上司と部下の1対1のミーティングを始める前に、まず目的を明確にすることが大切です。
ただ漠然と始めても、効果は期待できません。
例えば、「部下の悩みを聞く」「業務の進捗を確認する」など、具体的な目的を設定しましょう。
目的を設定するには、次の3ステップで考えるといいです。
1-1. 組織の課題を洗い出す
1on1の目的を考える上で、組織の抱える課題を洗い出すことが役立ちます。
コミュニケーション不足、業務の非効率化、スキルの伸び悩みなど、どんな問題が存在するのかを明らかにしましょう。
課題が見えれば、1on1で取り組むべきテーマも自ずと明確になります。
1-2. 個人の成長を支援する
加えて、1on1では個人の成長支援にも重点を置きましょう。
部下の強みを伸ばし、弱みを克服するサポートは、上司の重要な役割です。キャリアプランや研修についても、1on1で話し合うことをおすすめします。
個人の成長が組織の成長につながることを意識しながら、1on1の目的を設定してください。
1-3. 目的のすり合わせ
1on1の目的が決まったら、それを部下と共有することが大切です。
お互いの認識にズレがないよう、事前にすり合わせをしておきましょう。
「この1on1では、君の業務の状況と、スキルアップのための計画を一緒に考えていきたいと思うんだ」など、率直に伝えることが重要です。
次の章では、1on1を定期的に実施するコツについて探っていきます。
1on1を継続させることは簡単ではありませんが、効果を最大化するためには欠かせないプロセスです。では、定期的な実施を実現させるには、どうすればいいのでしょうか？
定期的に実施する
1on1は、継続的に実施することで効果を発揮します。しかし、業務に追われる日々の中で、なかなか時間を確保するのは難しいものです。
では、どうすれば定期的な実施を実現できるのでしょうか？
2-1. スケジュールを事前に確保する
まずは、1on1のスケジュールを事前にしっかりと確保しましょう。具体的には、1on1専用の時間枠を週間や月間のスケジュールに組み込むのです。
「毎週火曜の15時から」「毎月第2金曜の10時から」など、ルールを決めて固定化するのが有効です。
曜日と時間を固定することで、部下も予定を立てやすくなり、お互いに優先度の高い時間になるはずです。
2-2. 時間は30分から60分に設定
1on1の時間は、30分から60分程度が適切だと言われています。部下の話をじっくり聞くためには、最低30分は必要です。
かといって、長すぎても集中力が続かないものです。まずは30分でスタートし、徐々に時間を調整していくのがおすすめです。
2-3. 頻度は部下に合わせる
1on1の頻度は、部下のキャリア段階やニーズに合わせて設定しましょう。例えば、新入社員や若手社員には週1回、ベテラン社員には月1回など、柔軟に対応することが大切です。
また、プロジェクトの節目や業績評価の時期には、通常より頻度を上げるのも効果的でしょう。部下の状況をよく観察し、必要なタイミングで1on1を実施することが求められます。
定期的な1on1の実施は、習慣化するまでが大変です。しかし、一度習慣になれば、自然と対話の機会が増え、コミュニケーションは活性化するはずです。
次の章では、1on1をスムーズに進めるための環境づくりについてお話しします。
話しやすい場所や雰囲気を整えることで、部下も本音を言いやすくなるのです。では、具体的にはどんな工夫が必要なのでしょうか？
話しやすい環境を整える
1on1は、部下との信頼関係を築く上で重要な機会です。では、部下が安心して本音を話せるような環境をどうやって整えればいいのでしょうか？
3-1. リラックスできる場所を選ぶ
できれば、社外のカフェや公園など、リラックスできる場所を選びましょう。
「ちょっと気分転換も兼ねて、外で話でもしようか」と、軽い誘い方をするのもいいでしょう。場所を変えるだけで、部下の話す内容も変わってくるはずです。
オフィスの会議室でもいいですが、まわりの目を気にせずのびのび話せるような環境を作ってあげましょう。
3-2. 対話に集中できる環境を整える
1on1の間は、できる限り仕事のことは忘れ、対話に集中しましょう。スマートフォンは机の上に置かず、通知もオフにすることをおすすめします。
メールや電話に気を取られていては、部下との大切な対話のチャンスを逃してしまいます。「この時間は君のために取ってあるんだ」というメッセージを、態度で示すことが重要です。
3-3. 上下関係を意識させない
部下が萎縮せずに話せるよう、上下関係を意識させないことも大切です。例えば、座る位置は部下と隣り合わせがおすすめです。
正面に座ると、どうしても面接のような雰囲気になりがちです。
また、服装も普段着に近いものを選ぶと、リラックスした雰囲気を作れます。「今日はオフモードだから、気を楽にして話してくれ」と一言添えるのもいいでしょう。
話しやすい環境づくりは、1on1の成功に大きく影響します。部下の立場に立って考え、リラックスできる空間を用意することが肝心です。
次の章では、1on1で最も重要なこと、「傾聴」について解説します。
部下の話に耳を傾け、思いを引き出すスキルを身につけることが、上司には求められるのです。
従業員の話に耳を傾ける
1on1で最も重要なことは、部下の話に耳を傾けることです。上司の役割は、質問し、うなずき、共感することです。では、具体的にどうすれば、効果的に傾聴できるのでしょうか。
4-1. オープンクエスチョンで話を引き出す
まずは、「はい」「いいえ」で答えられるクローズドクエスチョンは避け、オープンクエスチョンを心がけましょう。
「最近の仕事の状況はどう？」「今、何が課題だと感じている？」など、部下が自由に考えや気持ちを話せる質問が効果的です。
また、抽象度の高い質問から徐々に具体的な質問に移行していくと、部下も話しやすくなります。
4-2. 否定せず、積極的に受け止める
部下の話を否定や評価せず、積極的に受け止めることが大切です。「それは違うと思うよ」「そんなことは考えなくていい」など、否定的な言葉は厳禁です。
たとえ部下の考えが間違っていても、まずは「なるほど、そう考えたんだね」と受け止めましょう。
否定されると、部下は心を閉ざしてしまいます。積極的に受け止める姿勢こそが、信頼関係の第一歩なのです。
4-3. 沈黙を恐れない
部下が話している最中は、つい口を挟みたくなるものです。しかし、それは我慢しましょう。たとえ沈黙が続いても、じっと待つ姿勢が大切です。
沈黙こそが、部下が本当の気持ちを話すチャンスなのです。沈黙に耐える勇気を持ちましょう。そして、部下が話し終えるまでは、決して話を遮らないことです。
<挿絵指示：沈黙に耐えながら、部下の話に集中するリーダーの表情のアップのイラスト>
「傾聴は技術である」と言われるように、トレーニングが必要不可欠です。普段の何気ない会話の中でも、オープンクエスチョンと積極的な受け止めを意識的に実践することから始めましょう。
次の章では、効果的なフィードバックの方法についてお話しします。傾聴とともに不可欠なスキルが、フィードバックです。部下の成長を促し、さらなる高みへと導くために、上司はどのようなフィードバックを心がければいいのでしょうか？
フィードバックを行う
1on1では、部下の話に耳を傾けるだけでなく、適切なフィードバックを行うことが求められます。では、効果的なフィードバックとはどのようなものでしょうか？
5-1. ポジティブフィードバックを多用する
人は、ほめられることで成長するものです。部下の良い点や成果は、具体的に褒めることを心がけましょう。
「この企画書は、課題を的確に捉えていてわかりやすかったよ」「今回の営業で、君の提案力が発揮されていたね」など、具体的でポジティブなフィードバックは、部下のモチベーションを高める効果があります。
5-2. 成長のためのフィードバックをする
一方で、部下の課題に対するフィードバックも必要不可欠です。ただし、叱責するのではなく、成長につながるフィードバックを心がけることが大切です。
「この点は、もっとこうした方がいいと思うんだ」「次はこんな風にトライしてみたらどうかな？」など、部下の成長を後押しするような言葉がけを意識しましょう。
5-3. フィードバックは速やかに行う
フィードバックは、できるだけ速やかに行うことが重要です。
「先週の打ち合わせのことなんだけど」など、一週間も前のことを指摘しても、部下は覚えていないかもしれません。
良い点も悪い点も、その日のうちに伝えることが理想です。
また、1on1の場だけでなく、日常の何気ない会話の中でもフィードバックを取り入れることをおすすめします。
<挿絵指示：日常の何気ない会話の中で、リーダーから部下にフィードバックする様子のイラスト>
フィードバックは、部下との信頼関係があってこそ生きてきます。
普段から部下とのコミュニケーションを大切にし、適切なタイミングでフィードバックすることが求められます。
まとめ
ここまで、1on1を効果的に進めるための5つのコツを見てきました。
1on1は、従業員のエンゲージメントと生産性向上に大きく貢献する手法です。準備を怠らず、従業員の話に耳を傾け、フィードバックを行うことが重要です。
1on1を継続的に行うことで、組織のコミュニケーションは活性化し、従業員の成長とともに会社の発展にもつながるでしょう。 今すぐ実践できる5つのコツを抑えて、効果的な1on1を始めてみませんか？
