あなたは、退職代行サービスに疑問を持ってませんか？
このサービスは、従業員に代わって専門業者が退職の意思表示や手続きを行うもので、近年多くの企業で課題となっています。
なぜ従業員は直接対話を避け、代行サービスを利用するのでしょうか？
本記事では、退職代行サービスの詳細、その利用増加の理由、そしてあなたが経営者としてどのように対応すべきかについて詳しく解説します。
これらの知識は、より健全な職場環境の構築と、優秀な人材の確保・定着に役立つはずです。共に、この課題に向き合い、解決策を見出していきましょう。
1. 退職代行とは？
1-1 退職代行とは
端的に言えば、退職代行は「従業員の代わりに会社との退職交渉を行う」サービスです。
実は、これが現代の労働市場で急速に広がっているトレンドなんです。
具体的には、従業員に代わって専門の業者が貴社に連絡を取り、退職の意思を伝えます。さらには、退職に必要な諸手続きまで代行してしまうのです。
つまり、従業員は一切会社と直接やり取りすることなく退職できてしまうわけです。
そう言うと「それって会社にとって良いことなの？」と疑問を抱くかもしれません。
確かに、一見すると従業員との直接対話の機会を奪われるようで、マイナスに感じるでしょう。
しかし、この現象は現代の労働環境が抱える深刻な問題を映し出す鏡でもあるのです。
1-2 退職代行サービスの3つの形態
退職代行サービスには主に3つの形態があります。それぞれで対応の仕方が変わってくるので、把握しておきましょう。
まず1つ目は「弁護士型」です。これは文字通り、弁護士が代行を行うタイプ。法的な知識が豊富なため、複雑な労働問題にも対応できます。このタイプに遭遇した場合、貴社にも法的リスクがある可能性を示唆しています。
2つ目は「社労士型」。社会保険労務士が中心となって代行するタイプです。労務管理のプロなので、退職金の計算や社会保険の手続きなど、細かい部分まで対応してきます。このタイプは、従業員の権利を細部まで主張してくる可能性が高いです。
そして3つ目が「一般企業型」。特別な資格を持たない一般企業が行うタイプです。費用は比較的安いため、従業員が気軽に利用しやすい反面、法的な対応力は他の2つに比べると劣ります。
ではもし、もしあなたの会社の従業員が退職代行を利用したら、どのタイプを選ぶと思いますか？
例えば、弁護士型や社労士型を選ばれた場合、従業員は何か法的な問題や労務管理上の不満を抱えている可能性が高いです。
一方、一般企業型であれば、単に直接の対話を避けたいだけかもしれません。
つまり、退職代行のタイプを知ることで、従業員の真の退職理由や、自社の抱える潜在的な問題が見えてくる可能性があるのです。これは、経営改善のための貴重な情報源となり得ます。
2. 退職代行サービスの利用が増えている3要因
なぜ、多くの従業員が退職代行サービスを選ぶのでしょうか？
その背景には、企業が直視すべき重要な要因が隠れています。ここでは、その主な3つの要因を掘り下げていきましょう。
2-1 ハラスメントの回避
まず1つ目の要因は、「ハラスメントの回避」です。
「えっ？ うちの会社にハラスメントなんてないよ」と思われるかもしれません。しかし、現実はそう甘くないのです。
厚生労働省の「令和3年度個別労働紛争解決制度の施行状況」によると、「いじめ・嫌がらせ」に関する相談件数は79,190件で、全相談の中で最多です。
つまり、多くの従業員が職場でハラスメントに悩まされているという現実があるのです。
例えば、こんな状況を想像してみてください。
毎日のように特定の部下が上司から厳しい叱責を受けている。その上司は「これは指導だ」と主張しますが、部下にとっては明らかな精神的苦痛になっている。
このような状況で、その部下が直接上司に「辞めます」と言えるでしょうか？
退職代行サービスは、このような極端な状況に置かれた従業員の「最後の選択肢」となっているのです。
直接対面せずに退職の意思を伝えられるため、最後の最後までハラスメントを避けることができるからです。
ここで自問自答してみてください。「うちの会社で、誰も気づかないうちにこんな状況が起きていないだろうか？」と。
2-2 対面が苦手
2つ目の要因は、「対面が苦手」です。
「最近の若い従業員は…」なんて言葉、よく耳にしませんか？ 特に、「コミュニケーション能力が低い」というのはよく聞く批判です。しかし、これは本当に正しい認識でしょうか？
実は、若い世代のコミュニケーションスタイルが大きく変化しているのです。
総務省の「令和3年版情報通信白書」によると、10代から30代のSNS利用率は9割を超えています。つまり、多くの若手従業員がオンラインでのコミュニケーションを主流としているのです。
例えば、業務連絡でも、対面や電話よりもチャットやメールを好む従業員が増えていませんか？
これと同じように、退職という重大な決断も、非対面で済ませたいと考える人が増えているのです。
2-3 労働環境の複雑化
3つ目の要因は、「労働環境の複雑化」です。
あなたの会社では、従業員の働き方は昔と比べてどう変わりましたか？
今世の中では、テレワーク、フレックスタイム、副業容認…。働き方改革により、労働環境は急速に多様化・複雑化しています。
厚生労働省の「令和3年版労働経済の分析」によると、テレワークを実施する企業の割合は、2020年には37.2%まで上昇しました。この数字は、コロナ禍以前の2019年と比べて3倍以上です。
このような急激な変化は、従業員にとって大きなストレスとなり得ます。例えば、
- テレワークによって上司とのコミュニケーションが減り、パフォーマンス評価に不安を感じる。
- 副業を始めたことで本業との両立に悩む。
こうした新たな悩みを抱えた従業員が、直接上司に相談できずに退職を選択するケースが増えているのです。
退職代行サービスは、このような複雑化した労働環境下で、従業員が「逃げ道」として選択しているとも言えるでしょう。
ここで自社の状況を振り返ってみてください。「労働環境の変化に、従業員のケアは追いついているだろうか？」と。
では、実際に退職代行サービスを使われてしまったら、どう対応すべきでしょうか？
次の章では、具体的な対処法について詳しく見ていきます。
3. 退職代行サービスを使われたときの対処法
ある日突然、退職代行サービスから連絡が来たらどうしますか？ パニックになる前に、冷静に対処する方法があります。ここでは、具体的な6つのステップをご紹介します。これらを押さえておけば、想定外の事態にも適切に対応できるはずです。
3-1 代行業者の身元と正当性を確認
まず最初に行うべきは、連絡してきた代行業者の身元確認です。「えっ、そんなの当たり前じゃない？」と思われるかもしれません。しかし、これが意外と重要なんです。
なぜでしょうか？ 実は、退職代行を装った詐欺や情報漏洩の危険性があるからです。
確認方法は簡単です。代行業者の会社名、所在地、代表者名を聞き、それらをインターネットで検索してみましょう。
正規の事業者であれば、ウェブサイトや登記情報が見つかるはずです。もし、これらの情報を提供しない、または確認できない場合は要注意です。
3-2 従業員本人の依頼有無を確認
次に重要なのは、本当に自社の従業員が依頼したのかを確認することです。「それって、プライバシーの侵害にならない？」と思われるかもしれません。しかし、これは会社を守るために必要な手続きなのです。
ただし、直接従業員に連絡を取るのではなく、代行業者を通じて本人確認を行うのがポイントです。
例えば、従業員の社員番号や、入社日など、本人しか知り得ない情報を確認するよう代行業者に依頼しましょう。
3-3 従業員の雇用形態を確認
従業員の雇用形態を確認するのは、なぜ重要なのでしょうか？ 実は、雇用形態によって退職の手続きや条件が大きく異なるからです。
正社員、契約社員、パート・アルバイト、それぞれで退職に関する規定が違います。
例えば、正社員の場合は就業規則に定められた退職予告期間を遵守する必要がありますが、パート・アルバイトの場合はより柔軟な対応ができる場合があります。
この確認を怠ると、思わぬトラブルに発展する可能性があります。
3-4 退職届の提出依頼
ここで疑問に思う方もいるでしょう。「退職代行を使っているのに、なぜ退職届が必要なの？」と。
実は、退職代行サービスを利用していても、正式な退職手続きには退職届が必要なのです。これは、労働契約を正式に終了させるための重要な書類だからです。
退職届には、退職の意思、退職予定日、理由（任意）などの基本情報を記載してもらいましょう。代行業者を通じて、この退職届を提出するよう依頼します。
3-5 退職届の受領
退職届を受け取ったら、必ず受領印を押すか、受領書を発行しましょう。「そこまで必要？」と思われるかもしれません。しかし、これは後々のトラブル防止に重要なステップなのです。
なぜなら、退職届の受領は、会社が従業員の退職の意思を正式に認めたことの証明になるからです。
受領印を押した退職届のコピーや受領書は、必ず会社と従業員の双方で保管するようにしましょう。
3-6 貸出品の返却依頼
最後に忘れてはいけないのが、会社の貸出品の返却です。
会社のPCやスマートフォン、制服、社員証など、従業員が保有している会社の資産を確実に回収する必要があります。
特に、機密情報や個人情報が含まれる可能性のある電子機器の回収は重要です。退職代行業者を通じて、貸出品の返却を確実に依頼しましょう。
以上、退職代行サービスを使われたときの6つの対処法をご紹介しました。これらのステップを踏むことで、想定外の退職にも適切に対応できるはずです。
しかし、ここで考えてみてください。そもそも、なぜ従業員が退職代行サービスを利用せざるを得なかったのでしょうか？ この問いの答えこそ、今後の経営改善のヒントになるかもしれません。
次の章では、退職代行サービスを使われないための対策、つまり、従業員が直接コミュニケーションを取れる職場環境づくりについて詳しく見ていきます。
4. 退職代行サービスを使われないための対策
退職代行サービスを使われないためには何が必要でしょうか？ 実は、その答えはあなたの目の前にあります。従業員との関係性を見直し、働きやすい環境を整えることが鍵なのです。ここでは、具体的な5つの対策をご紹介します。
4-1 オープンな対話文化
まず最初に取り組むべきは、「オープンな対話文化」の構築です。「うちはすでにやっているよ」と思うかもしれません。しかし、本当にそうでしょうか？
重要なのは、単なる形式的な面談ではなく、本音で語り合える場を作ることです。
例えば、こんな質問を投げかけてみてはどうでしょうか。「今の仕事に満足している？ もし不満があるとしたら、それは何？」
このような直接的な問いかけが、従業員の本音を引き出すきっかけになるかもしれません。
4-2 公平な評価制度
次に重要なのは、「公平な評価制度」の確立です。「うちの評価制度は公平だ」と自信を持って言える経営者はどれくらいいるでしょうか？
実は、評価の不公平感が退職の大きな理由の一つになっているのです。ある調査によると、転職を考える従業員の約40%が「評価への不満」を理由に挙げています。
公平な評価制度を構築するためには、まず評価基準を明確にすることが重要です。
また、定期的なフィードバックも欠かせません。年に1回の評価面談だけでなく、四半期ごとや月次でのフィードバック面談を設けることで、従業員は自身の強みや改善点を常に把握できるようになります。
4-3 メンタルヘルス対策
3つ目は「メンタルヘルス対策」です。
厚生労働省が定期的に実施している労働安全衛生調査によると、メンタルヘルス対策に取り組んでいる事業所の割合は増加傾向にあります。
つまり、メンタルヘルス対策は今や企業経営における喫緊の課題なのです。
具体的な対策として、例えばある IT 企業では、社内にカウンセラーを常駐させ、従業員が気軽に相談できる環境を整備しています。
また、別の製造業では、毎月「ストレスチェック」を実施し、結果に応じて産業医との面談を設定しています。
このような取り組みにより、従業員の精神的な健康が保たれ、結果として退職率の低下にもつながっているのです。
4-4 福利厚生の刷新
4つ目は「福利厚生の刷新」です。「うちはすでに十分な福利厚生を用意しているよ」と思う経営者も多いでしょう。しかし、本当にそうでしょうか？
実は、従来型の福利厚生では、もはや従業員の満足度向上につながらないケースが増えています。例えば、ある調査によると、「社宅」や「社員旅行」よりも、「フレックスタイム制度」や「在宅勤務制度」のほうが従業員の満足度が高いという結果が出ています。
このように、従業員のニーズに合わせて柔軟に福利厚生を見直すことで、退職を考える従業員を減らすことができるのです。
4-5 ビジョン共有と目標設定
最後に重要なのが「ビジョン共有と目標設定」です。「うちには立派な企業理念があるから大丈夫」と思う経営者もいるでしょう。しかし、それだけで十分でしょうか？
『エン転職』1万人アンケート（2022年10月）「本当の退職理由」実態調査では、会社の退職理由として「会社の将来性に不安を感じた」が3位にランクインしています。
以上、退職代行サービスを使われないための5つの対策をご紹介しました。これらの対策は、一朝一夕で効果が出るものではありません。
しかし、地道に取り組むことで、必ず従業員との信頼関係が築かれ、結果として退職代行サービスを使わざるを得ないような状況を防ぐことができるはずです。
今一度自社の状況を見直してみてください。これらの対策のうち、すぐに始められるものはありませんか？ 小さな一歩から始めることで、大きな変化を生み出すことができるのです。
従業員が「この会社で働き続けたい」と思える環境づくりこそが、真の経営力なのではないでしょうか。
まとめ
退職代行サービスの利用増加は、あなたの会社の労働環境にも潜在的な課題があることを示唆しているかもしれません。
この現象を単なる問題としてではなく、自社の労働環境を見直す貴重な機会として捉えてみてはいかがでしょうか。
本記事で紹介した対策、すなわちオープンな対話文化の構築、公平な評価制度の確立、メンタルヘルス対策の強化、福利厚生の刷新、そしてビジョン共有と目標設定の徹底は、退職代行サービスの利用を減らすだけでなく、従業員の満足度や生産性の向上にもつながります。
これらの取り組みは一朝一夕では実現できませんが、あなたが率先して進めることで、従業員が「この会社で働き続けたい」と思える環境を作り出すことができるでしょう。
そして、それこそが真の経営力であり、あなたの会社の長期的な成功につながるのです。今日から、一歩ずつでも改善に向けて動き出してみませんか？
